金蝶K/3在香港皇朝家私有限公司信息化应用案例
一、企业的需求与期望
随着计算机技术的飞速发展，传统产业已经越来越不能在信息化浪潮下独善其身。由于家私行业特点和公司较大的生产规模，使得皇朝家私的库存管理一直是个难题，规格、品种众多的原材料和半成品不仅做不到及时、准确的记录和跟踪，外形相似但来源和成本相异的物料也未能清晰管理和分析最佳流向，造成了许多实物和信息资源的流失。激烈的市场竞争，对家私行业在速度、质量、服务、成本、创新能力以及敏捷性等多方面提出了更高的要求。而传统的管理模式不仅束缚了公司人、财、物等各种资源的合理利用，对复杂多变的外部环境也缺乏相应的应变能力。因此，寻求现代化的科学管理思想和方法，采用以计算机技术为核心的企业管理系统，实现对公司财务和购销存等的现代化管理成为公司生产经营能够持续发展的关键之一。
1998年到1999年上半年，皇朝家私派专业人员考察了众多国内外企业管理软件供应商和其提供的应用方案。根据自身企业特点和具体需求，最终确定采用金蝶公司的K/3系统工业企业管理解决方案。从根本上改变并促进各部门之间的信息交流，提高工作效率；对仓库部门实现有效的跟踪和控制，保证企业整体生产经营的正常运行的同时，有效降低成本；企业领导及时、全面地掌握企业情况；以满足现代企业管理的要求和信息共享及全面提高企业竞争力。
皇朝家私根据自身企业特点和具体需求，派专业人员考察应用方案的同时，广泛征求企业内部的意见，全面而慎重地做出最优化选择，于1999年7月正式决定实施金蝶公司的K/3系统工业企业管理解决方案。
二、K/3系统的实施
系统实施是决定系统能否在企业中成功运用的关键。为确保本次实施成功，皇朝家私与金蝶公司共同成立了专项实施小组，由皇朝家私董事长亲自出任小组长，金蝶公司总部和广州分公司派出了专门的工程师与实施顾问。
（一）培训：包括两个方面。一是教育，关于观念、知识结构，是企业员工被动地接受新观念、新方法；第二，才是培训，关于操作技能，是企业员工主动地学习，再造企业。只有皇朝家私与金蝶一道从思想观念上和行为手段上，从上到下，做好全员培训，才能推动K/3实施走向成功。
（二）系统初始化
K/3系统工业企业管理解决方案的所有功能模块的信息和数据完全实现共享，所以基础资料的录入只需在一个模块完成后，其他模块不需再重复录入。由于皇朝家私急于使用工业仓存和工业核算系统解决库存管理的难题，实施小组经过分析研究决定采用分步实施的方法：
a、先实施工业仓存和工业核算模块，实现这两部分系统的功能；
b、在仓库实施后一周内实施财务相关模块；
c、然后在二个月后全面实施采购，销售等系统。
根据实施步骤安排，在仓库部门完成基础资料的录入工作。
1、供应商、客户
皇朝家私拥有固定供应商200家左右，遍及全国各地的客户数百家。由于K/3系统工业企业管理解决方案提供可以按地域等条件进行无限制分级管理功能，使皇朝家私的供应商和客户经过合理分类后得以有序、科学地管理，采购人员可迅速查询到要找的供应商，而销售人员可准确统计和查询相关的客户资料、仓库资料、部门、职员也进行分级定义和管理。
2、物料资料和BOM
皇朝家私产品形成方式主要有两种：采购回半成品，组装成各式家具；采购原材料，由生产车间加工后成半成品，综合组装成产成品。由于从原材料到最终家私成品的配合方案灵活多变，故皇朝家私的BOM（产品结构）采用根据需要灵活定义的方式，以满足实际业务和市场变化的需要。
3、会计科目、计量单位、币别信息等资料
由于K/3系统工业企业管理解决方案分行业预设了常用的会计科目，皇朝家私的财务人员高效地完成了会计科目的设置。其他相关的业务和企业信息均在初始化过程中，经过合作双方的密切配合得以顺利完成。
三、各部门的实际应用
皇朝家私的实际业务流程中销售订单、生产订单、采购订单的填写由各部门完成，原来要想连接与跟踪，只能靠单据在各个部门传递来完成，这样会导致信息不能及时反馈或单据丢失，为管理带来很大不便。实施K/3系统工业企业管理解决方案后，功能模块分别应用于不同部门，实施完成和全面启用后，实现了如下的具体应用：
采购部门：未使用系统前，采购部门是根据销售订单和仓库每日送达的仓库收发表手工制定采购订单。使用系统后可参考即时库存和产品结构（BOM）由销售订单自动生成采购申请，进而做采购订单，做到以销定产。工作人员尤其满意的是大量的统计、分析运算由系统自动完成，各种采购报表准确记录物料的收货、订货情况，实现对采购订单执行情况的动态跟踪，还可以对供应商的供货价格和结构进行分析，完成了许多原来想做但由于工作量大而没做的事。
销售部门：系统和原手工流程相一致，都是根据客户实际订货，由销售部制作销售订单、销售出库通知单、销售发票等单据，销售部门不需更改流程就用系统直接替代了手工。销售收入、销售发货的统计是重要而工作量大的工作，由系统来做即及时又准确，领导通过查询可随时掌握销售部门的情况，非常满意。
仓库部门：根据采购部门的收货通知单和客户的收货通知单，对送到的货由质检部门检验后作入库处理，同时电脑打印入库单，由相关人员签名；领料由生产部门主管签名，仓库根据领料申请单发货，同时作出库处理，打印出库单，由相关人员签名，完成不同事务的出入库处理和跟踪。实现了及时记录各部门的领用和各种出入库情况，及时反应实际库存。
财务部门：工业核算系统核算不同事务类型的出入库成本，自动生成凭证由总账使用，结合应收款、应付款等财务系统，完成对皇朝家私的财务数据全面的记录、统计和分析，实现财务、业务一体化管理。
四、实施K/3系统工业企业管理解决方案的感受和体会
在实施K/3系统工业企业管理解决方案之后的几个月中，皇朝家私人员普便认识到企业通过使用管理软件可解决许多手工模式存在的弊端，对企业管理的多方面都有提升和帮助。合理的规范企业的采购行为，及时的根据销售、生产、库存进行采购，在保证正常生产的前提下有效降低产品及原材料的库存及资金的占用。
1、由于长期采用手工作业，致使营销部门的工作负担很重，工作效率不高，不能有效地进行动态管理，无法对销售合同、采购合同等进行高效的管理和控制。使用系统后健全了供应商统计管理和客户资料汇总体系，实时跟踪营销信息的变化，进行销售分析和比较，同时有助于管理好各销售网点业务、充分协调其供求关系。
2、手工管理模式时数据资源不能共享、信息滞后，公司高层很难从总体上把握大局。实施K/3系统工业企业管理解决方案后，财务、采购、销售、库存等部门的信息通过权限的设置可实现企业所需的充分共享，使高层管理者可及时、准确的了解和掌握各个部门的情况，能及时准确地得到第一手财务业务资料，便于做出决策分析。
3、引入先进的管理模式和先进计算机及网络系统为公司的管理提供先进工具，实现公司内部信息资源的高度共享、交换及利用，以使公司成员在生产和经营过程中以尽量小的投入来获取最大的产出，从而使公司的投资按目标得以回报。
皇朝家私认为通过对K/3系统工业企业管理解决方案的实施，基本达到了他们的初衷，同时还有许多意外收获。客户知道使用系统后，对于是否能及时供货的疑问明显减少，业务往来信心进一步增强。在同行中的声誉得到进一步提升。以前某些没太留意的问题在系统的实施的过程中发掘出来，通过多方面的探讨和协调，进一步理顺了业务流程和管理规范，有些暂时没能解决的问题也为日后企业管理的提高提供了参考和警示。尤为欣喜的是为公司培养出一批既懂现代化管理，又懂计算机技术的复合型管理人才，为公司的长远发展提供了必要保证。保证公司跟上了网络时代的发展步伐。
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