一、由手工记录到采用Excel报表，这阶段软件开支仅几千元甚至更少；

　　二、由Excel报表转用会计软件。当公司规模稍为发展并增加人手后，若每位文职员工桌面都安装一个Excel系统，费用也不轻，而且这些电脑没有联网，使资源及一些共同资料不能共用，而且一些资料输入工序也会重复。通常发展到这一阶段，公司便会考虑选用一些工作流程软件或会计软件，并开始建立电脑网络。这阶段所需成本会由数千元至十万元不等。

　　三、由会计软件转用ERP软件。此时，公司发展已有一定规模，可能已在外地设立了厂房及分公司。在此情况下，厂房与公司之间会建立内部联网，但这个时候选用的一般是较便宜与功能较少的ERP软件。这阶段的电脑系统开支可能由数万元至数十万元。

　　四、生意规模迅速增长，改用更大规模的ERP软件。到这个时候，旧有的一套ERP系统已不符合企业增长的规模。最直接的方法，就是重新将所有电脑系统更换。这样资料可以快速更新，以往要用一夜的时间处理资料，现在管理层可即时透过报表了解各部门的数据资料。这阶段需要成本由数十万元至千万元不等。

　　对中小企业来说，最头痛是第三阶段。因为第一及第二阶段，因生意规模还小，电脑系统的重要性相对不高，而发展到了第四阶段，公司规模已不小，必然有能力雇用有经验的顾问，只是第三阶段，有关IT的预算仍然紧张，但为了扩展，又不得不投资。

　　五大原则不可忽略

　　既然这项投资是不得不做的，那决策人考虑的应是如何选择对自己真正适用的产品。无论选用何种ERP产品，在几个原则是必须考虑的：

　　一、软件供应商行内的信誉。通常某些特定行业会有特定的软件供应商，这包括软件公司的历史、财务状况等等。

　　二、支援及顾问服务的素质。顾问公司的工作除了协助客户安装ERP系统外，也会帮客户改进公司的业务流程，公司规模越大，内部分工越仔细，业务流程就越复杂，安装及调校ERP系统的时间就会较长，成本也会因此增加。因此，中小企业引入ERP系统之前，应向专业人士查询，除了价钱之外，最主要的就是所需的时间及顾问人员的素质。

　　三、提供用户在职培训。

　　四、包括财务、销售、采购、生产、人力资源等系统，在统一的平台上互换资讯，并能够与其他例如CRM、SCM等应用系统顺利连接。新系统容易移植，使未来再更新ERP系统时，可以将公司资料转移到新系统。

　　五、具一定弹性，容许客户因应各自的要求作出适当的调校及修改。

　　ERP并不是一套软件那么简单，使用ERP无可避免地要涉及业务流程重组，利用资讯科技，使内部资源产生协调效应，从而使各业务流程连接得天衣无缝，提高管理效率，增加企业盈利的能力，这一点非常重要，因为应用ERP的最终目的就是增加企业的盈利能力。